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Capitolo 6 – Tabelle PIVOT

In questi paragrafi verranno descritti i passaggi chiave per creare una tabella pivot.

Preparare i dati

Creare una tabella pivot è un’operazione piuttosto semplice, ma è molto importante fare qualche verifica sui dati di origine per essere certi che la procedura non abbia intoppi e riporti i dati corretti:

• l’intervallo di celle che useremo per la pivot non dovrà avere alcuna riga o colonna interamente vuota. A dire la verità è bene che non vi siano mai delle celle vuote: nella creazione di un foglio di dati grezzi alcuni utenti predispongono i dati come se dovessero essere letti da esseri umani. Niente di più sbagliato! Il fatto che in una riga successiva venga dettagliato lo stesso centro di costo non significa che non si debba ripeterlo. Ogni riga, per Excel (e in generale per qualsiasi applicazione informatica), è un mondo a sé e deve contenere tutte le informazioni utili all’analisi, anche se nella riga precedente o successiva ci sono già quasi tutte;
• per ogni colonna che vogliamo includere nella tabella, deve esserci una prima riga contenente un’intestazione. Bastano anche solo due o tre lettere (per esempio CDC) e le intestazioni possono ripetersi (in questo caso la tabella pivot le nominerà in visualizzazione da sinistra a destra, aggiungendo un numero). L’importante è che ci siano sempre delle intestazioni.

Pochi semplici passi                                                                                        

Dal menu Inserisci basta scegliere Tabella pivot e appare una finestra di dialogo chiamata Crea tabella pivot, che sintetizza l’autocomposizione a tre passaggi delle versioni precedenti.

Qui dobbiamo operare le seguenti scelte:

• specificare i dati da analizzare: possiamo scegliere se usare un’Origine dati esterna o una Tabella/Intervallo. Nel primo caso, oltre a selezionare la casella corretta, dovremo fare clic su Seleziona connessione… e indicare dove si trova la base di dati contenente i dati da analizzare. 
• specificare dove collocare il rapporto di tabella pivot: come nell’ultimo passaggio della creazione guidata, possiamo scegliere se inserire la tabella pivot in un foglio già esistente o in un foglio Nuovo (opzione predefinita).

Solo per citare le cose più importanti, le Power Pivot portano il limite delle righe massime di Excel a svariati milioni, consentono di collegare e combinare più tabelle di dati e creare campi calcolati di maggiore complessità e raffinatezza.

Il layout della tabella                                                                                       

Il Layout della tabella è una funzionalità utile a definire quali campi e quali dati mostrare e come mostrarli. In altre parole è la parte più importante nella costruzione della tabella. Utilizziamo il pannello Elenco campi tabella pivot, che, una volta fatto clic sulla tabella pivot, si trova nel gruppo Mostra sotto il menu contestuale Analizza.

La struttura della tabella pivot è composta da quattro aree: Colonne, Righe, Filtri e Valori.

È necessario comprendere e saper gestire ciascuna delle quattro aree della tabella. Ecco qualche indicazione di massima:

• quando posizioniamo un campo nell’area Righe i dati unici contenuti nel campo vengono esplosi e visualizzati in riga verso il basso. In altre parole, Excel visualizza l’elenco degli elementi del campo ripetuti una sola volta a prescindere dalla frequenza con cui essi si ripetono. Per esempio, se inseriamo in Righe il campo Conto e nella tabella di origine il Conto 10300 è ripetuto 10 volte (poiché viene riportato in 10 centri di costo), questo verrebbe visualizzato solamente una volta. Se aggiungiamo altri campi nell’area Righe, questi verranno aggiunti come colonna successiva all’iniziale e verranno esplosi in basso. Excel ha 1.048.576 righe, quindi è nell’area Righe che andrà posizionata la maggior parte dei campi;
• quando inseriamo i dati in Colonne, essi verranno esplosi in orizzontale verso destra. Occorre però fare attenzione al fatto che, se i dati unici contenuti nel campo sono troppo numerosi, non potremo visualizzarli a causa del numero massimo di colonne disponibili. Come strategia generale, in ogni caso, in colonna è utile riportare un set limitato di dati;
• l’area Filtri offre la possibilità di visualizzare un report esaminando un solo elemento unico per volta. Posizionando un campo in quest’area, infatti, è possibile scegliere i dati unici dal menu a tendina che appare in alto a sinistra. Per esempio, è possibile selezionare un centro di costo in Filtri e visualizzare i costi per conto in Righe: è una funzionalità molto importante, che aiuta a leggere e interpretare facilmente i report più complessi;
• l’area Valori, come accennato, è il cuore dell’analisi. Una tabella pivot, infatti, non serve solo per sintetizzare una tabella complessa, ma anche per eseguire dei calcoli. Trascinando un campo in quest’area possiamo chiedere a Excel di eseguire diversi calcoli come Somma, Prodotto, Conteggio, Media, Massimo, Minimo, Deviazione standard e altri ancora. È chiaro che, se il campo che trasciniamo in area Valori non è di natura numerica (per esempio è di testo), tutte le operazioni tranne il conteggio produrranno come risultato uno zero.

A onor del vero va detto che con le Power Pivot le limitazioni di un milione di righe e 16 mila colonne non esistono più.

Vediamo un esempio. Supponiamo di voler visualizzare il fatturato contenuto nel foglio Database del file Tabelle_Pivot per venditore e per prodotto. Per farlo, agiremo come segue:

• selezioniamo una cella non vuota qualsiasi e dalla scheda Inserisci scegliamo Tabella pivot;
• impostiamo la Tabella o l’Intervallo;
• come base dati Excel proporrà il range Database!$A$1:$F$1013. Se così non fosse, selezionare questo intervallo;
• confermiamo l’intenzione di posizionare la tabella in un Nuovo foglio di lavoro;
• trasciniamo il campo Venditore nell’area Righe e Prodotto nell’area Colonne. Nell’area Valori trasciniamo invece il campo Fatturato.

Con pochi passaggi abbiamo ottenuto una tabella sul fatturato aziendale sintetica ma estremamente significativa: la tabella pivot ci ha permesso di risparmiare tempo e fatica evitando numerosi passaggi. Possiamo provare a cambiare i dati portandoli dall’area Righe all’area Colonne o viceversa, utilizzando il pannello Elenco campi tabella pivot oppure spostando fisicamente l’etichetta del campo: per svolgere questa operazione, sulla punta del puntatore del mouse devono comparire quattro piccole frecce nere disposte a croce. 

Le tabelle pivot sono concepite in modo tale che i dati vengano gestiti principalmente attraverso Elenco campi tabella pivot. Per poter spostare i dati direttamente sulla tabella dovremo fare un clic destro in un qualsiasi punto della tabella pivot, scegliere Opzioni tabella pivot, entrare nel menu Visualizzazione e spuntare la casella Layout classico tabella pivot.

Per eliminare un campo, la cosa più semplice è trascinare fisicamente il campo fuori dalla tabella pivot (verso destra e/o in basso). Quando stiamo per eliminare un campo, il mouse si trasforma in un’icona con una X rossa a indicare l’eliminazione.

I dati e l’aggiornamento

Senza intervenire sulle opzioni, una tabella pivot rappresenta un’istantanea di una certa situazione riferita a una tabella di Excel: se i dati sottostanti dovessero cambiare, la pivot manterrebbe inalterata la visualizzazione fino a quando non le chiediamo esplicitamente di ricalcolare i dati o di aggiornarli. Quello che può apparire come un piccolo difetto, in realtà è legato al fatto che l’aggiornamento può essere molto lungo, specie se i dati sono molti e/o non presenti direttamente in Excel.

In ogni caso, per aggiornare i dati, basterà fare un clic destro sulla tabella pivot e scegliere Aggiorna.

Aggiornando i dati, tutti i valori della tabella verranno letti dall’origine ed Excel proporrà un report coerente con gli eventuali aggiornamenti.

È possibile far sì che la tabella si aggiorni automaticamente all’apertura del file.