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Capitolo 5 – Strumenti di gestione dei dati

Vi sarà senz’altro capitato di voler evidenziare una cella se risponde a determinati criteri: per esempio, quando le vendite superano o sono al di sotto di una certa soglia sarebbe utile poter evidenziare tutte le celle con un colore rosso o verde. Per questo, Excel ci viene incontro con una tra le sue caratteristiche più interessanti, che negli anni è diventata più utile e funzionale che mai: la Formattazione condizionale.

Procedure e modalità

Avremo a disposizione diverse opzioni “semplici”, che vedremo più in seguito e che permettono di formattare condizionalmente in un clic: tutto ciò che possiamo fare con le regole già “confezionate”, però, può essere impostato con maggior cura e precisione dalla finestra Nuova regola di formattazione. È una finestra piuttosto corposa e di primo acchito può spiazzare.

Il percorso logico per usarla è scegliere il tipo di regola (in alto nella finestra di dialogo), modificare la descrizione della regola e scegliere la formattazione.

La prima cosa da fare, quindi, è decidere quale tipo di regola scegliere tra i seguenti:

• Formatta solo i primi o gli ultimi valori: è una formattazione selettiva simi- le alla modalità precedente, ma usa un algoritmo interno di analisi dei da- ti per formattare automaticamente i dati rilevanti; 
• Formatta solo i valori superiori o inferiori alla media: molto simile alle pre- cedente. Scavando in profondità offre opzioni estremamente raffinate co- me >=< a 1, 2 o 3 e deviazione standard rispetto alla media;
• Formatta solo i valori unici o duplicati: applica una formattazione alle celle il cui valore è ripetuto in altre celle o è unico;
• Utilizza una formula per determinare le celle da formattare: richiede una discreta confidenza con l’utilizzo delle formule.

Possiamo decidere di impostare la condizione sia sul valore che la cella produce (il valore della cella è), sia su quanto produce una formula impostata nella funzione e confrontata con l’elenco condizionato (la formula è). Nel primo caso i parametri sarebbero impostati per verificare le ipotesi sulla base dei valori prodotti dalla cella (a prescindere dalla presenza di formule nelle celle: quello che conta è il valore che restituisce la formula).

Gli operatori che la funzionalità utilizza per creare i formati sarebbero Tra, Non compreso tra (vanno indicati due intervalli numerici, da inserire direttamente nella casella, oppure dei riferimenti a celle contenenti valori numerici), uguale a, diverso da, maggiore o uguale a e minore o uguale a (bisogna indicare un valore o un riferimento a una cella contenente un valore).

Quando si usa la formula è, bisogna inserire una formula che restituisca come risultato un Vero o un Falso: la formula deve sempre prendere come riferimento il primo elemento dell’elenco e, quando il confronto viene effettuato su una sola colonna, essa va inserita come riferimento assoluto.

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Se, per esempio, vogliamo visualizzare le celle pari del range E7:E21, la for- mula da inserire sarà “=RESTO($E7;2)=0”; in questo modo imponiamo come condizione che il resto della divisione di una qualunque cella dell’intervallo dia come risultato uno zero. La formula è un confronto: in questo caso il confronto viene fatto con lo zero, ma avremmo potuto inserire un altro valore o un riferimento a una cella esterna all’intervallo.

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Importante: nel selezionare un elenco si parte sempre da una cella; partendo da E7 la formula fa il confronto con E7, ma se fossimo partiti dalla fine dell’elenco, la cella attiva sarebbe stata la E21 e la formula avrebbe dovuto fare riferimento a essa.

Per aggiungere una condizione è sufficiente premere il pulsante Aggiungi; per cancellarla, dovremo invece premere Elimina, spuntare la condizione che vogliamo eliminare e fare clic su OK.

Vediamo un esempio

Dal solito elenco contenente le vendite vogliamo evidenziare tutte le vendite che sono superiori al 90° percentile della serie con un colore verde e quelle inferiori al 10° percentile con un bordo rosso. 

Ecco come procedere: